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Coordonnatrice exploitation
Groupe Petra
Services administratifs et de soutien - Services immobiliers et de location | Montréal, QC, Canada | 140 employés

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Avant le 31 octobre 2022

Description de l'offre

Le ou la titulaire du poste assurera un support quotidien au Directeur immobilier dans ses fonctions en coordonnant toutes les tâches administratives et les activités reliées à l’exploitation des immeubles du portefeuille.

Responsabilités

  • Préparer les bons de commandes et traiter les factures des fournisseurs de services, renouveler certains contrats de services et préparer les courus en suivant les budgets d’exploitation.
  • Coordonner les projets d’entretien ponctuels des locataires (lavage des tapis, entretien des unités d’induction, etc.).
  • Préparer les soumissions aux locataires pour petits travaux et/ou entretiens supplémentaires.
  • Préparer les bons de commandes et traiter les factures pour les projets d’immobilisation, suivre la facturation tout au long des projets.
  • Coordonner certains entretiens et projets récurrents pour l’immeuble.
  • Maintenir à jour et obtenir les certificats d'assurances locataires et fournisseurs aux dates de renouvellement.
  • Mettre à jour les listes des locataires, contacts d’urgences, listes d'expédition par courriel).
  • Préparer et envoyer les communiqués aux locataires (travaux, urgence, congés, fermeture, etc.).
  • Supporter le directeur immobilier dans les inspections d’entretien ménager hebdomadaires.
  • Suivre les espaces vacants pour crédits d’entretien ménager.
  • Aider à l’organisation des évènements locataires.
  • Participer au processus des différentes certifications environnementales et faire le suivi de la documentation.
  • Exécuter toutes autres tâches connexes

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou toutes autres formations jugées pertinentes.
  • Minimum 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
  • Expérience dans le secteur immobilier est un atout considérable.
  • Orienté service à la clientèle.
  • Débrouillardise et polyvalence.
  • Proactivité et flexibilité.
  • Travail en autonomie.
  • Excellentes aptitudes en communication.
  • Très bonne maîtrise de la suite Office

Avantages & conditions

  • Un environnement de travail accueillant et convivial;
  • Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels ;
  • Un programme de formation et un plan de développement des compétences;
  • Une ouverture aux nouvelles idées.

Type de contrat

  • Contrat
  • Hybride
  • Permanent
  • Temps de travail
  • Temps plein
  • Type d'emploi

Salaire

$/h

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