L'intégration d'une nouvelle recrue est un moment clé qui impactera sur son engagement futur, ses motivations et sa compréhension de votre culture et de votre environnement. Ne sous-estimez pas l'intégration, encore moins à distance.
Anticiper la logistique.
Logistique informatique, administrative ainsi que les ressources de travail. C’est-à-dire que le nouvel employé doit à son arrivée ne plus avoir à se soucier de l’aspect administratif, tout doit être réglé en amont, il doit avoir le matériel à disposition dès le jour 1 s’il lui est fourni, et tout le système informatique doit être prêt : son courriel, ses différents accès aux plateformes, dossiers et outils collaboratifs tels que la messagerie instantanée, les calendriers et projets en cours. L’intégration doit être des plus inclusive ; l’employé doit avoir autant de ressources à sa portée que ses collègues.
Bâtir un plan et des indicateurs.
Plusieurs questions se posent : quelles sont les parties prenantes qui devront être responsabilisées, quelles sont les différentes étapes et tâches à réaliser et comment actualiser le processus dans le temps. Pour y répondre, il est recommandé d’aller sonder ses parties prenantes et de bâtir des indicateurs de suivi et réussites. Un sondage en milieu et fin parcours peut servir un double objectif : il permet de prendre le pouls chez l’employé et de se tenir à jour des améliorations possibles.
Personnaliser le processus.
Qu’il s’agisse d’une trousse d’accueil personnalisée aux intérêts de la personne ou du courriel qui annonce son arrivée, la personnalisation est clé. Cela n’empêche pas la standardisation des processus et demande souvent peu de ressources ou d’énergie, mais impacte positivement votre processus. Règle générale : le mieux vous connaissez votre nouvel employé, le mieux vous pouvez l’intégrer à votre organisation.
Responsabiliser tous les employés.
Trop souvent, ce sont seulement les ressources humaines et le gestionnaire immédiat qui sont sollicités dans l’arrivée du nouvel employé. Pourtant, l’intégration c’est l’affaire de tous. Déterminer une personne ressource de même niveau hiérarchique (binôme/buddy) et/ou de niveau supérieur (mentor) est une technique souvent utilisée, mais s’avère d’autant plus pertinente dans le contexte du télétravail pour combattre l’isolement.
Intégration anticipée.
Il est apprécié d’intégrer le nouvel employé en amont de son arrivée. Le mettre en copie de quelques courriels, et surtout du courriel annonçant à l’équipe son arrivée, afin que chacun puisse l’accueillir à sa façon, et qu’il puisse avoir un premier aperçu de l’équipe, de premiers échanges qui le mettront dans de bonnes dispositions.
Premiers jours dynamiques.
À son arrivée il est important que tous les collaborateurs soient présents lors de la rencontre de présentation et faire un tour de table virtuel où chacun participe, dont le nouvel arrivant. C’est également un bon moment pour une présentation de la culture organisationnelle (valeurs, mission et vision) ainsi que les politiques RH.
Faire des suivis.
Il est conseillé aux gestionnaires de prendre connaissance des premières impressions, demander des retours, faire un suivi sur les premières semaines, puis les premiers mois, pourquoi pas créer un sondage à mi-parcours afin de pouvoir améliorer les intégrations futures. Il est aussi important de commenter sur les bonnes et moins bonnes impressions reçues, est-ce vous trouvez qu’il s’intègre bien, et souligner le positif.
La socialisation, les échanges, les rencontres formelles ou moins formelles ne doivent pas s’en tenir qu’aux intégrations de nouveaux arrivants. Il est indispensable en télétravail de maintenir un climat d’entente et de convivialité dans ses équipes. Voir aussi comment garder un environnement de travail sain à distance.
